想像してみてください。明日の朝、あの頼れるスタッフさんが「お話があります」と退職届を持ってきた場面を。
請求書の締め方、顧客ごとの細かい約束事、あの複雑なエクセルの直し方——あの人の頭の中にしかない仕事たちが、一気に頭を駆け巡ると思います。そして退職までの1〜2ヶ月で、それを全部引き継ぐのは、断言しますが無理です。
今日の黒板には、シンプルにこう書きました。「あの人頼りの仕事は、あの人がいなくなったら、おしまい」。
「あの人は辞めないから大丈夫」が一番危ない
こう言うと、多くの経営者様が「ウチのあの人は大丈夫」とおっしゃいます。でも、退職だけが「いなくなる」ではありません。病気、ご家族の介護、事故——人が突然抜ける理由は、本人にも選べないのです。
だから、これは「あの人を疑う話」ではありません。むしろ逆で、あの人が安心して休める会社、堂々と有給を取れる会社にする話です。属人化の解消は、優秀な人への恩返しでもあると僕は思っています。
「いなくなる前に」やることは、たった3つ
幸い、やるべきことははっきりしています。
- あの人の仕事を書き出す——まず1週間、本人に業務メモをつけてもらう。属人化の解消方法5ステップで詳しく解説しています
- 頭の中を記録する——文章より録画が速い。マニュアル化の進め方4ステップをどうぞ
- 「人の記憶」を「仕組み」に移す——手順が決まっている仕事は、誰がやっても同じ結果になるシステムへ。エクセルマクロが誰にも触れない状態ならブラックボックス化の解消手順を
合言葉は「辞めちゃう前にシステム化」。時限爆弾のスイッチが押されてから（退職の申し出があってから）では、間に合いません。
今日、帰る前に5分だけ。「あの人がいなくなったら止まる仕事」を3つ、紙に書き出してみてください。それが仕組みづくりの第一歩です。書き出したメモを持って相談に来ていただければ、続きは僕たちが一緒にやります(≧∀≦)
