AIを使いこなしている会社ほど、最近こうなっていませんか。文章はChatGPTで書いた。議事録は別のAIがまとめた。画像はまた別のAIで作った。資料の下書きはどこかのチャットの履歴の中。——そして1週間後、「あれ、あの成果物どこだっけ？」
今日の黒板はこの話です。色々なAIを使う弊害は、どこに何があるか、よくわからなくなること。AIが増えるほど、仕事の成果物が各AIのチャット履歴の中に散らばっていくんです。昔からある「ツールがバラバラ問題」の、AI版ですね。
解決の道は2つ。まずは「置き場の一元化」から
対策は大きく2つあります。
① 置き場を一元化する——おすすめの考え方は、AIは工房、倉庫にしない。AIの中で作るのは自由、でも完成したものは必ず会社の決めた場所（共有ドライブや業務システム）に出して保存する。「どのAIで作ったか」に関係なく、完成品は1つの倉庫に集まる状態にします。ルールはたった1行、「完成したら、◯◯に置く」。これだけで探し物の時間が激減します。
② まとめて探してくれるAIを使う——社内のデータやツールをAIにつないで、「先月の△△の見積もりどこ？」と聞けば横断して探してくれる形です。これは強力ですが、つなぐ前提として結局「データがちゃんと置かれていること」が必要になります。つまり②をやるにも、①が先。散らかった部屋にお掃除ロボットを入れても詰まるのと同じです。
道具が増える時代ほど、「仕組みの背骨」が効く
AIは今後も増えます。新しい道具が出るたびに置き場が増えていたら、会社の情報は永遠に散らかり続けます。ツールがバラバラ問題の記事で書いたとおり、道具は入れ替わっても「情報の流れ着く先」だけは固定する——これがAI時代の仕組みの背骨です。あわせて、社内のAIルールを決める旗振り役を立てると定着が早いです（社内AI係の話）。
「うちはもう散らかってるんだけど…」という方、大丈夫です、片付けから一緒にやりましょう。置き場ルールの設計も、まとめて探せる仕組みづくりも、どちらもご相談ください(≧∀≦)
