「よし、ウチも業務を自動化して残業を減らそう！」 そう思い立った時に、一番最初にやってしまう「致命的な間違い」があります。
それは、いきなり「何か良いシステム（ITツール）はないか？」と探し始めてしまうことです。 現状の業務フローがブラックボックス化している状態で、いくら最新ツールを導入しても、現場は「今のやり方と合わないから使いにくい」と反発し、結局誰も使わずにホコリを被る……。これが、システム導入で失敗する企業の典型的なパターンです。
では、自動化を成功させるために、一番最初にやるべき「準備」とは何でしょうか？ その答えは、
「業務を書き出すのは大切」
「名もなき業務」を可視化せよ。
家事の世界に「名もなき家事（ゴミ出しの前にゴミ袋をまとめる、など）」があるように、会社の中にも社長が把握していない「名もなき業務」が山のように存在しています。
- エクセルを開いてから、わざわざ別シートにコピペし直す作業
- システム同士が連携していないため、手動で二重入力している作業
- 「念のため」と、誰も見ていない資料を毎月印刷してファイリングする作業
現場の担当者は、これらの「名もなき業務」に1日の多くの時間を奪われています。しかし、それが当たり前になっているため、誰も疑問に思いません。
「どんな内容にどのくらい時間が掛かっているのか、どのくらいの頻度なのか。それがわかれば自動化、省力化できます！」
「誰が・何を・どれくらいの頻度で・何時間かけてやっているのか」 この泥臭い「業務の棚卸し（書き出し）」をせずに、いきなりシステム化（自動化）という魔法を使おうとするから失敗するのです。
業務を書き出すと、「無駄」が浮き彫りになる。
実際に現場の業務をすべて付箋などに書き出してみると、恐ろしい事実が発覚します。
「え、この確認作業、毎日1時間もかけてたの！？」 「この資料作成、今のシステムの設定を変えれば自動で出るじゃないか！」
書き出すことで、初めて「システム化するべき業務」と「そもそも辞めてしまっていい（無駄な）業務」の仕分けができるようになります。この仕分けが終わって初めて、「じゃあ、残ったこの作業を自動化するために、どんなシステムを作ろうか」という正しいIT戦略のステップへ進めるのです。
その「面倒な棚卸し」、僕たちが一緒にやります。
「業務の棚卸しが大切なのはわかったけど、現場は忙しくてそんなことをしている暇がない」 「そもそも、どうやって書き出せばいいのかわからない」
そうお悩みのあなた、ご安心ください。そこから伴走するのが僕たちアントロワです。 僕たちは単なるシステム開発業者ではありません。まずは御社の現場にヒアリングに入り、絡み合った業務フローを「書き出し」、整理・整頓するお手伝いからスタートします。
失敗しない自動化への第一歩。 まずは僕たちと一緒に、御社の「見えない業務」をすべて書き出してみませんか？
